Problèmes fréquents
Ce que les offices notariaux perdent sans CRM structuré
La gestion des dossiers notariaux repose encore souvent sur des outils épars : emails, tableurs, logiciel métier cloisonné. Ces quatre problèmes reviennent dans la quasi-totalité des offices que nous rencontrons.
Dossiers sans visibilité
Les collaborateurs ne savent pas où en est chaque dossier. Il faut appeler l'assistant ou fouiller dans les emails pour connaître l'avancement d'une vente ou d'une succession.
Pièces manquantes non relancées
Les clients ne renvoient pas spontanément leurs documents. Sans outil de suivi, les relances sont oubliées et les dossiers s'accumulent en attente.
Délais légaux manqués
Les délais de rétractation, de préemption ou de signature sont suivis sur des calendriers personnels ou des post-its. Un oubli peut avoir des conséquences juridiques sérieuses.
Prospection non structurée
Les promoteurs immobiliers, les agences et les syndics qui apportent des dossiers réguliers ne sont jamais relancés de manière proactive. Le développement commercial repose sur l'inertie.
Choix de l'outil
Sellsy ou Axonaut pour un office notarial ?
Les deux outils couvrent les besoins d'un office notarial, avec des positionnements différents selon la taille et les priorités de la structure.
Sellsy
- + Pipeline par type de dossier (vente, succession, donation)
- + Suivi des pièces manquantes par dossier
- + Relances automatiques par email sur les documents
- + Devis et facturation des prestations intégrés
- + Alertes sur les dates clés et délais légaux
Idéal pour : offices de 5 à 30 collaborateurs, offices avec activité commerciale (promoteurs, agences)
Axonaut
- + CRM, facturation et trésorerie en un seul outil
- + Suivi des dossiers avec statuts personnalisables
- + Interface simple, prise en main rapide
- + Automatisations de base sur les relances
- + Adapté aux structures de 1 à 10 personnes
Idéal pour : notaires solo ou offices de 1 à 5 personnes qui veulent un outil unique sans complexité
Notre méthode
Comment on déploie un CRM pour un office notarial
Audit des dossiers et processus
On analyse les types de dossiers traités, les étapes de chaque procédure, les points de friction dans la collecte de pièces et les délais les plus critiques. On cartographie les usages actuels avant de proposer une configuration.
Paramétrage et configuration
Création des pipelines par type d'acte, configuration des checklists de pièces, paramétrage des alertes sur les délais légaux et des relances automatiques. Migration des contacts et de l'historique depuis vos outils actuels.
Formation et accompagnement
Formation des notaires et des collaborateurs sur les usages quotidiens. Suivi à J+15 et J+30 pour ancrer les habitudes et ajuster les workflows selon les retours du terrain.
Questions fréquentes — CRM pour notaires
Sellsy ou Axonaut pour un office notarial ?
Sellsy est préférable si l'office veut gérer les devis de prestation, la facturation et le suivi des dossiers dans un même outil, avec un pipeline visuel par type d'acte. Axonaut convient mieux aux petits offices (1 à 5 collaborateurs) qui cherchent un tout-en-un simple couvrant CRM, facturation et trésorerie sans paramétrage complexe. Dans les deux cas, on configure les pipelines selon les types de dossiers spécifiques à l'office.
Un CRM peut-il aider à suivre les délais légaux des dossiers ?
Oui. On configure des alertes automatiques sur les dates clés : délai de rétractation, délai de purge du droit de préemption, date de signature définitive. Le CRM déclenche des rappels à J-15 et J-7 pour que le collaborateur en charge du dossier ne manque aucune échéance. Ces alertes fonctionnent aussi pour les pièces manquantes : tant qu'un document n'est pas marqué reçu, le rappel se répète.
Comment gérer la relance des pièces manquantes avec un CRM ?
On crée un checklist de pièces par type de dossier (vente immobilière, succession, donation) directement dans la fiche client. Chaque pièce a un statut : demandée, relancée, reçue. Le CRM envoie automatiquement un email de relance à J+7 et J+14 si la pièce n'est pas marquée reçue. L'équipe voit en un coup d'oeil quels dossiers sont bloqués en attente de documents.
noCRM est-il adapté à un office notarial ?
noCRM est pertinent uniquement pour la prospection commerciale : suivi des promoteurs immobiliers, des agences, des syndics qui font appel à l'office de manière récurrente. Pour la gestion des dossiers clients en cours, noCRM n'est pas adapté : il manque la gestion des pièces, les alertes sur les délais légaux et le lien avec la facturation. On recommande de coupler noCRM (prospection) avec Sellsy ou Axonaut (gestion des dossiers).
La Flèche CRM travaille-t-elle avec d'autres professions juridiques ?
Oui. On accompagne les avocats, les experts-comptables et les huissiers sur des déploiements CRM adaptés à leurs contraintes métier. Chaque profession a ses propres cycles : gestion de mandats pour les avocats, suivi de missions récurrentes pour les experts-comptables, pipeline de recouvrement pour les huissiers. On adapte le paramétrage à ces spécificités, sur Sellsy ou Axonaut selon la taille de la structure.