Calendly Make Sellsy : le flux technique
Quand un prospect réserve un créneau dans Calendly, Calendly envoie un webhook invitee.created vers l'URL du scénario Make. Ce payload JSON contient toutes les informations du RDV et du prospect. Make traite ces données en quelques secondes et exécute les actions dans Sellsy via l'API.
La première action du scénario Make est une recherche par email dans Sellsy. Si le contact existe, la fiche est mise à jour. Sinon, un nouveau contact est créé. Cette logique évite les doublons quel que soit le volume de RDV.
Activer les webhooks Calendly (plan Pro requis)
Dans les paramètres Calendly > Integrations > Webhooks, créez un webhook pointant vers l'URL de votre scénario Make. Sélectionnez les events invitee.created et invitee.canceled. Le plan Standard ou Professional Calendly est requis pour accéder aux webhooks.
Créer le scénario Make avec le module Webhooks
Dans Make, commencez par un module Custom Webhook comme déclencheur. Envoyez un RDV test depuis Calendly pour que Make capture le payload et détecte automatiquement la structure JSON. Vous verrez apparaître tous les champs disponibles : payload.invitee.name, payload.invitee.email, payload.event_type.name, payload.event.start_time.
Mapper les champs Calendly vers Sellsy
Le mapping standard : invitee.email vers email contact Sellsy, invitee.name vers nom/prénom, event_type.name vers le titre de l'opportunité Sellsy, event.start_time vers la date du RDV dans l'activité Sellsy. Le champ source du contact est renseigné à "Calendly". Les réponses aux questions personnalisées Calendly sont disponibles dans payload.questions_and_answers et peuvent alimenter des champs custom Sellsy.
Tester avec un vrai RDV
Réservez un créneau test dans Calendly avec une adresse email de test. Vérifiez dans Make que le scénario s'est exécuté sans erreur et dans Sellsy que le contact et l'opportunité ont bien été créés avec les bons champs. Validez ensuite avec un RDV annulé pour tester l'event invitee.canceled.
Payload Calendly : ce que Make reçoit
Le webhook Calendly envoie un payload JSON complet. Voici les champs disponibles et leur mapping typique vers Sellsy.
Champs Calendly disponibles
- •
invitee.name (prénom + nom) - •
invitee.email - •
invitee.phone_number (si demandé) - •
event_type.name (nom du type de RDV) - •
event.start_time (date et heure) - •
event.end_time - •
event.location (lien visio, téléphone...) - •
questions_and_answers (questions custom) - •
tracking.utm_source / utm_campaign
Champs Sellsy créés
- • Contact : nom, prénom, email, tél
- • Contact : source = "Calendly"
- • Opportunité : titre = type de RDV
- • Opportunité : date RDV = start_time
- • Opportunité : statut = "Nouveau"
- • Opportunité : pipeline et étape selon type RDV
- • Activité : RDV avec date et lien
- • Champs custom : réponses questions
Calendly Sellsy : trois scénarios Make opérationnels
Chaque type de RDV Calendly peut déclencher un scénario Make différent dans Sellsy. Voici trois configurations que nous déployons régulièrement.
Cas 1 : RDV de découverte commerciale
Un prospect prend un RDV "Appel découverte 30 min" dans Calendly. Make reçoit le webhook, cherche l'email dans Sellsy. Le contact est créé avec source "Calendly" et tagué "Lead découverte". Une opportunité s'ouvre dans le pipeline commercial à l'étape "Premier contact" avec le titre du type de RDV. Le commercial assigné selon la disponibilité reçoit une notification Slack avec le nom, l'email et les réponses aux questions de qualification. Une séquence Brevo se déclenche avec un email de confirmation au prospect.
Modules Make : Webhooks > Sellsy Search Contact > Router > Sellsy Create/Update Contact > Sellsy Create Opportunity > Slack > Brevo
Cas 2 : RDV d'onboarding client
Après signature, le client prend son RDV onboarding via Calendly. Make identifie la fiche existante dans Sellsy par email et met à jour l'opportunité en passant le statut à "Client actif". Une tâche "Préparer onboarding" est créée dans Sellsy et assignée au chargé de compte. Une notification Slack est envoyée au channel #onboarding. La séquence de bienvenue Brevo se déclenche.
Modules Make : Webhooks > Sellsy Search Contact > Sellsy Update Opportunity > Sellsy Create Task > Slack > Brevo
Cas 3 : filtrer par type de RDV avec un Router Make
Un seul webhook Calendly peut gérer plusieurs types de RDV grâce au module Router de Make. La condition porte sur payload.event_type.name : si le nom contient "Découverte" alors branche A (création lead), si "Onboarding" alors branche B (mise à jour client), si "Closing" alors branche C (opportunité phase 3). Cette architecture centralise toute la logique dans un seul scénario.
Modules Make : Webhooks > Router [condition sur event_type.name] > branches A / B / C
Questions fréquentes · Calendly Sellsy
Faut-il Calendly Pro pour utiliser les webhooks ?
Oui, les webhooks Calendly sont disponibles à partir du plan Standard (anciennement Pro). Le plan gratuit Basic ne supporte pas les webhooks. Le plan Standard est facturé environ 10 euros par mois par utilisateur. Si plusieurs membres de votre équipe ont des agendas Calendly, chaque utilisateur doit avoir le plan Standard pour que ses RDV déclenchent le webhook.
Make est-il obligatoire ou peut-on utiliser n8n ou Zapier ?
Les trois outils fonctionnent. Make est le choix par défaut pour sa flexibilité et sa tarification à l'opération (pas au nombre de tâches comme Zapier). n8n est une excellente alternative si vous souhaitez auto-héberger l'outil et éviter les coûts par opération. Zapier fonctionne aussi mais revient plus cher pour des volumes importants. La logique du scénario est identique dans les trois cas.
Combien de temps pour déployer l'intégration Calendly Sellsy ?
Entre 1 et 3 jours ouvrés pour une configuration standard (un ou deux types de RDV, un pipeline Sellsy). Si votre Sellsy comporte plusieurs pipelines avec des règles de routing complexes ou si vous souhaitez brancher Brevo en parallèle, comptez plutôt 3 à 5 jours. L'audit initial d'une heure permet de cadrer précisément le périmètre et le délai.
Peut-on filtrer par type de RDV et appliquer des règles différentes ?
Oui, c'est même l'approche recommandée. Le module Router de Make permet de brancher des logiques différentes selon le champ event_type.name du payload Calendly. Un RDV de découverte crée un lead en phase 1, un RDV de closing fait passer l'opportunité en phase 3, un RDV d'onboarding met à jour la fiche client. Tout est configurable sans limite de branches.
Que se passe-t-il si un RDV est annulé dans Calendly ?
Calendly envoie un event invitee.canceled avec le même payload. On peut configurer une branche dans Make pour gérer les annulations : mise à jour du statut de l'opportunité dans Sellsy, notification au commercial, ou déclenchement d'une séquence de relance Brevo. Cette logique est optionnelle et se configure selon vos process.
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