Migrer de HubSpot vers Sellsy : notre méthode complète

Chaque migration commence de la même façon : un client nous appelle parce que sa facture HubSpot a doublé en 18 mois, ou parce que son équipe n’utilise que 20% des fonctionnalités, ou encore parce que son DPO lui a posé des questions sur les données hébergées aux États-Unis. Parfois les trois à la fois.

La bonne nouvelle : migrer de HubSpot vers Sellsy est faisable, et ça se passe bien quand c’est bien préparé. La mauvaise nouvelle : trop de migrations échouent parce qu’on commence par toucher les outils avant d’avoir compris l’organisation. Notre règle de base : on ne touche à aucun outil avant d’avoir fait l’audit.

Pourquoi les PME migrent de HubSpot vers Sellsy : 8 raisons concrètes

Comprendre les raisons réelles de la migration est important. Elles déterminent ce qu’on attend de Sellsy et comment on configure le nouvel outil.

Raison 1 : La facture HubSpot est devenue ingérable

C’est la raison la plus fréquente. HubSpot est pensé pour faire monter les entreprises de palier en palier. Le plan Starter (50€/mois pour 2 utilisateurs) semble raisonnable au départ. Puis vient le besoin de séquences email avancées (Professional, à 450€/mois). Puis le reporting personnalisé (Enterprise, à 1 200€/mois). Puis les contacts supplémentaires (au-delà de 1 000 contacts, chaque tranche de 1 000 coûte entre 45 et 100€/mois selon le plan).

Une PME de 8 commerciaux avec 5 000 contacts dans la base et qui utilise les séquences email dépense souvent entre 800 et 1 500€/mois sur HubSpot. Le même périmètre fonctionnel dans Sellsy revient à 200 à 400€/mois.

Raison 2 : Les fonctionnalités avancées ne sont jamais utilisées

HubSpot est un outil complet. Très complet. Pour une PME sans RevOps ni HubSpot admin à temps partiel, cette complexité est un frein. Les workflows, les playbooks, les séquences complexes avec conditions multiples — tout ça existe dans HubSpot mais n’est utilisé que par 20 à 30% des clients.

Résultat : on paie pour des fonctionnalités qu’on n’utilise pas, et on sous-exploite celles qu’on a. C’est la définition d’un mauvais investissement.

Raison 3 : La gestion commerciale et la facturation sont séparées

HubSpot ne gère pas la TVA française, les mentions légales obligatoires sur les devis, les avoirs, ou la facturation électronique dans les formats requis. Chaque PME qui utilise HubSpot a un deuxième logiciel de facturation en parallèle — Pennylane, Sage, Cegid, ou autre. Deux outils à maintenir, deux bases de données à synchroniser, deux abonnements.

Sellsy intègre nativement CRM, devis, facturation et comptabilité. Pour les PME qui ne veulent pas gérer deux outils, c’est un argument structurant.

Raison 4 : Les questions RGPD et localisation des données

HubSpot est une société américaine soumise au CLOUD Act. Malgré les certifications (GDPR, Privacy Shield successeurs), les données clients transitent par des infrastructures américaines. Pour une PME B2B avec des clients dans les secteurs réglementés (santé, finance, collectivités), c’est devenu un point de friction contractuelle réel.

Sellsy est une société française dont les données sont hébergées en Europe. Ce seul point justifie la migration pour certains secteurs.

Raison 5 : Le support HubSpot est en anglais et peu disponible

Le support HubSpot en français existe mais reste limité sur les plans Starter et Professional. La communauté est essentiellement anglophone. Pour une PME qui ne maîtrise pas l’anglais technique ou qui n’a pas les ressources pour chercher dans les forums, c’est une friction constante.

Le support Sellsy est francophone, disponible par chat et email, et réactif sur les plans Business et Enterprise. C’est souvent une découverte agréable pour les équipes qui viennent de HubSpot.

Raison 6 : L’interface HubSpot est perçue comme lourde

HubSpot a ajouté des fonctionnalités pendant 15 ans. L’interface en porte les marques. Pour des commerciaux terrain qui veulent aller vite, naviguer dans HubSpot prend plus de clics que nécessaire.

Sellsy a une interface plus directe sur les fonctionnalités quotidiennes des PME — devis, pipeline, contacts, facturation — avec moins de profondeur de menu.

Raison 7 : La migration arrive à la fin du cycle de vie HubSpot dans l’entreprise

Beaucoup d’entreprises ont adopté HubSpot à une époque où elles avaient besoin de fonctionnalités marketing avancées (landing pages, campagnes complexes, lead scoring). Ces besoins ont évolué, l’organisation s’est recentrée sur la vente, et HubSpot est devenu surdimensionné pour ce qu’on lui demande réellement.

Raison 8 : Le référent HubSpot interne a quitté l’entreprise

Cette raison est rarement avouée mais très fréquente. HubSpot est un outil qui nécessite une personne référente pour maintenir les workflows, les listes, les templates et les configurations avancées. Quand cette personne part, personne ne reprend le flambeau. L’outil se dégrade progressivement jusqu’à devenir inutilisable. La migration devient alors l’occasion de repartir sur des bases plus simples.

Ce qu’on peut migrer et ce qu’on perd

Avant de commencer, il faut être honnête sur ce que Sellsy peut récupérer depuis HubSpot et ce qui sera perdu. Ce tableau évite les mauvaises surprises.

Ce que cette liste implique : la migration HubSpot vers Sellsy est une migration CRM, pas une migration marketing automation. Si HubSpot est utilisé principalement pour ses fonctionnalités marketing (landing pages, chatbot, lead scoring avancé), la migration vers Sellsy seul ne couvrira pas ces besoins. On complète alors avec Brevo pour l’email marketing et Make pour les automatisations.

Le processus de migration étape par étape

Étape 0 : Audit de l’organisation (2 à 5 jours)

C’est l’étape que tout le monde veut sauter. C’est aussi celle qui détermine si la migration va bien se passer.

Un audit de migration comprend deux volets :

L’audit de l’organisation : comment fonctionne réellement le processus commercial ? Quelles sont les étapes du cycle de vente, qui fait quoi, quelles données sont réellement utilisées pour prendre des décisions ?

L’audit des données HubSpot : combien de contacts, d’entreprises, d’opportunités ? Quel est leur état réel ? Combien de doublons ? Quels champs personnalisés ont été créés ? Quelles automatisations sont actives ?

On passe en général une demi-journée à une journée sur cet audit. Il définit la configuration Sellsy cible et évite d’importer du bruit dans un CRM propre.

Checklist d’audit avant migration :

• Inventaire des objets HubSpot actifs (contacts, entreprises, deals, champs personnalisés)
• Identification des workflows actifs et de leur impact réel
• Recensement des intégrations en cours (Slack, Calendly, formulaires web, Brevo)
• Audit de la qualité des données (taux de doublons, champs critiques vides)
• Cartographie du processus commercial réel
• Identification des utilisateurs actifs et de leur usage
• Revue des listes segmentées utilisées
• Calendrier de transition (date de renouvellement HubSpot, contraintes projets en cours)
• Validation du périmètre de migration (ce qu’on migre, ce qu’on archive, ce qu’on abandonne)
• Désignation d’un référent interne

Étape 1 : Export complet depuis HubSpot (1 jour)

HubSpot est généreux sur les exports. Tout sort proprement si on sait où chercher.

Ce qu’on exporte systématiquement :

• Contacts (avec tous les champs, y compris les champs personnalisés)
• Entreprises (avec les associations contacts-entreprises)
• Deals / opportunités (avec le pipeline stage, les montants, les dates)
• Notes et activités (appels, emails, tâches)
• Listes segmentées si elles sont utiles à reproduire

Comment procéder : dans HubSpot, chaque objet s’exporte depuis la vue liste via le bouton “Exporter”. Format CSV recommandé. Pour les notes et activités, le chemin passe par les paramètres du compte ou par un export via l’API si le volume est important.

Ce qu’on vérifie à l’export : on ouvre les fichiers, on vérifie les colonnes, on identifie les champs qui vont poser des problèmes à l’import (formats de dates, caractères spéciaux, champs multi-valeurs).

Étape 2 : Nettoyage des données (1 à 3 jours)

C’est la partie la moins glamour et la plus importante. Un import de données sales dans Sellsy reproduit juste les problèmes dans un autre outil.

Détecter et traiter les doublons :

Sur des bases HubSpot qui ont vécu, on trouve régulièrement 15 à 25% de doublons contacts. L’outil de déduplication intégré dans HubSpot est utile mais insuffisant.

Avec OpenRefine (gratuit) : importer le CSV des contacts, activer la fonction “Cluster and Edit” sur les colonnes Email, Prénom + Nom et Entreprise. OpenRefine regroupe automatiquement les entrées similaires. On valide les regroupements manuellement pour les cas ambigus. C’est 2 à 3 heures sur une base de 3 000 contacts.

Avec Excel : la formule =COUNTIF($B$2:$B$5000,B2)>1 sur la colonne Email identifie les adresses dupliquées. Pour les noms, combiner TRIM(PROPER(A2)) pour normaliser les casses et supprimer les espaces superflus.

Nettoyer les champs vides ou incohérents :

• Contact sans email : archiver ou chercher l’email manuellement si le contact est stratégique
• Opportunité sans montant : fixer une valeur forfaitaire si le commercial peut l’estimer, sinon supprimer
• Champ téléphone avec des formats hétéroclites : normaliser au format +33 6 XX XX XX XX

Mapping des champs :

Documenter la correspondance entre HubSpot et Sellsy dans un tableau à trois colonnes : Champ HubSpot / Champ Sellsy / Règle de transformation. Les champs standard sont directs. Les champs personnalisés demandent une décision : recréer dans Sellsy, fusionner avec un champ existant, ou abandonner.

Étape 3 : Configuration de Sellsy avant l’import (1 à 2 jours)

Règle absolue : on configure Sellsy d’abord, on importe ensuite. Jamais l’inverse.

Ce qu’on configure en priorité :

Le pipeline commercial. On repart des étapes réelles identifiées lors de l’audit, pas des étapes par défaut de Sellsy. Probabilités calibrées, critères d’entrée définis, alertes de stagnation configurées.

Les champs personnalisés. Tous les champs nécessaires sont créés avant l’import. Les données importées doivent trouver des champs existants, sinon elles sont perdues.

Les utilisateurs et les droits. Les comptes des membres de l’équipe sont créés, les droits d’accès configurés.

Les catégories et tags. Si la segmentation clients existait dans HubSpot via des listes ou des propriétés, on la recrée dans Sellsy sous forme de tags ou de champs segmentants.

Recréer les automatisations avant le go-live :

Les automatisations ne se configurent pas après le go-live. Elles se testent avant, avec des données réelles issues de l’import test.

Les workflows HubSpot les plus courants à reproduire dans Make :

Workflow “Lead entrant formulaire” : dans Make, déclencheur Webhooks > Custom Webhook, puis Sellsy > Create Contact et Sellsy > Create Opportunity. Ajout d’un module Slack > Send a Message pour alerter le commercial.

Workflow “Relance automatique proposition envoyée” : scénario planifié toutes les 24h. Modules : Sellsy > List Opportunities filtré sur l’étape et la date de dernière modification, Iterator, Filter pour exclure les deals gagnés/perdus, Sellsy > Create Task pour la tâche de relance.

Workflow “Onboarding nouveau client” : déclencheur Sellsy > Watch Opportunities (polling toutes les 15 min). Enchaîner avec Sellsy > Get Contact, puis envoi d’un email de bienvenue et création d’une tâche projet.

Étape 4 : Import test et validation (2 à 5 jours)

On ne fait jamais d’import en production directement.

L’import test : commencer par un sous-ensemble représentatif des données (200 à 500 contacts, quelques dizaines d’opportunités) dans un environnement de test ou sur un compte Sellsy vierge. Vérifier que le mapping est correct, que les associations contacts-entreprises sont préservées, que les champs personnalisés sont bien remplis.

La validation par l’équipe : quelques utilisateurs clés vérifient leurs données. Ils connaissent leurs clients mieux que nous — ils vont repérer ce qu’un regard externe manquerait.

Les ajustements : corriger le mapping si nécessaire, nettoyer les données supplémentaires identifiées pendant la validation.

Étape 5 : Go-live et les 30 premiers jours

Le go-live : import complet en production, vérification post-import, activation des automatisations. Prévoir une session de prise en main de 90 minutes avec l’équipe le jour du go-live ou le lendemain.

Garder HubSpot actif en lecture seule : on garde l’accès HubSpot ouvert pendant 4 semaines après le go-live. C’est le filet de sécurité. Les commerciaux peuvent retrouver des notes ou des emails s’ils manquent quelque chose. Cette mesure rassure l’équipe et évite les paniques liées à des données “perdues”.

Les délais réalistes selon la complexité

Ces délais incluent les jours de travail effectif, pas les délais calendaires (weekends, disponibilité de l’équipe client). Une PME intermédiaire qui peut valider rapidement peut aller plus vite. Une PME dont le référent interne n’est disponible qu’un jour par semaine prend plus de temps.

Pièges à éviter pendant la migration

Piège 1 : Importer sans configurer le pipeline d’abord

Les opportunités importées sans pipeline configuré se retrouvent dans des états incohérents. Récupérer ça après coup prend plus de temps que de le faire dans le bon ordre. Configurer Sellsy en totalité avant de lancer le moindre import.

Piège 2 : Migrer 100% des données historiques

Les contacts inactifs depuis 3 ans, les opportunités fermées perdues depuis longtemps, les notes sans valeur opérationnelle — tout ça peut rester dans HubSpot en lecture seule. On migre ce qui est utile, pas tout ce qui existe. Un fichier allégé est plus facile à nettoyer, plus rapide à importer, et produit une base Sellsy plus propre au départ.

Piège 3 : Recréer exactement les workflows HubSpot dans Make

La migration est une opportunité de simplifier. Si un workflow HubSpot avait été créé pour contourner une limitation ou parce que quelqu’un avait du temps un après-midi, c’est le bon moment pour ne pas le reproduire. Recréer uniquement les automatisations qui ont une valeur commerciale prouvée.

Piège 4 : Désactiver HubSpot le jour J

On garde HubSpot actif en lecture seule pendant 4 semaines après le go-live. C’est le filet de sécurité. Les commerciaux ont besoin de ce temps pour se rassurer et vérifier que leurs données sont bien là. Désactiver HubSpot le premier jour génère du stress inutile et des appels de support évitables.

Piège 5 : Former toute l’équipe en une seule session de 4 heures

Les formations longues ne fonctionnent pas. Les commerciaux oublient 70% du contenu dans les 48 heures. Ce qu’on fait à la place : une session de 45 minutes le jour du go-live sur les 3 fonctionnalités quotidiennes (créer une opportunité, mettre à jour le pipeline, créer une activité), puis des micro-sessions de 20 minutes par thème sur les 2 semaines suivantes (devis, reporting, automatisations).

Piège 6 : Négliger le référent interne

Chaque migration a besoin d’un référent interne — une personne qui connaît l’outil, qui peut répondre aux questions de l’équipe, et qui fait le lien avec le prestataire en cas de problème. Sans référent interne, les questions s’accumulent, les mauvaises habitudes s’installent, et l’adoption stagne. Former cette personne en priorité, avant le reste de l’équipe.

Après la migration : les 30 premiers jours

Les 30 premiers jours après le go-live sont décisifs pour l’adoption. Voici ce qu’on recommande systématiquement.

Jours 1 à 7 : stabilisation

• Vérifier que toutes les automatisations Make fonctionnent correctement (logs d’exécution)
• Confirmer que les données importées sont complètes et bien associées (vérification manuelle sur un échantillon de 50 contacts)
• Résoudre les problèmes remontés par l’équipe dans les 48 premières heures (ils sont nombreux — c’est normal)
• Garder HubSpot actif en lecture seule

Jours 8 à 14 : adoption active

• Première revue de pipeline dans Sellsy avec l’équipe commerciale (15 à 20 minutes)
• Identifier les 2 ou 3 blocages les plus fréquents et les résoudre immédiatement
• Configurer les premières vues de tableau de bord personnalisées pour le manager
• Organiser une micro-session sur la création de devis depuis Sellsy (si ce module est utilisé)

Jours 15 à 30 : optimisation

• Analyser les premières données de reporting : le pipeline est-il alimenté correctement ? Les activités sont-elles enregistrées ?
• Identifier les champs personnalisés qui ne sont pas remplis et décider : rendre obligatoire, former l’équipe, ou supprimer le champ
• Ajuster les alertes de stagnation si les délais configurés semblent trop courts ou trop longs
• Désactiver HubSpot à la fin des 30 jours (ou à la date de renouvellement)

Indicateurs à suivre à J+30 :

• Taux d’utilisateurs actifs (objectif : 80% ou plus)
• Nombre d’opportunités créées dans Sellsy vs créées dans HubSpot le mois précédent
• Taux de complétion des champs critiques (email, montant, date de closing)
• Nombre d’automatisations Make actives et taux d’erreur

Coûts réels d’une migration HubSpot vers Sellsy

À titre de comparaison, une PME de 15 personnes sur HubSpot Professional dépense souvent entre 800 et 1 500€/mois. Le retour sur investissement de la migration est généralement atteint en 6 à 9 mois.

Pour aller plus loin sur notre approche globale des migrations, consultez notre page migration CRM. Pour comparer Sellsy et HubSpot en détail, consultez notre page Sellsy vs HubSpot. Pour l’accompagnement technique de la migration, consultez notre page intégrateur Sellsy.

FAQ

Combien de temps prend une migration HubSpot vers Sellsy ? Entre 2 et 8 semaines selon la complexité. Une PME simple avec 500 contacts, 1 pipeline et 3 utilisateurs peut migrer en 2 semaines. Une PME avec 10 000 contacts, plusieurs pipelines, 15 utilisateurs et des intégrations multiples nécessite 6 à 8 semaines. Ces délais incluent l’audit, le nettoyage des données, la configuration de Sellsy, les imports test et le go-live. Ils n’incluent pas les délais administratifs liés à la résiliation de HubSpot.

Est-ce qu’on perd les emails synchronisés dans HubSpot ? Les emails synchronisés via la boîte de réception HubSpot (Gmail ou Outlook connectés) ne migrent pas automatiquement dans Sellsy. Ils restent accessibles dans HubSpot en lecture seule pendant la période de transition (4 semaines recommandées). Les notes saisies manuellement dans HubSpot migrent en texte brut dans Sellsy. Les emails futurs peuvent être synchronisés dans Sellsy via la connexion Gmail/Outlook de Sellsy.

HubSpot et Sellsy peuvent-ils fonctionner en parallèle pendant la transition ? Oui, pendant une courte période (2 à 4 semaines maximum). On garde HubSpot en lecture seule et on travaille dans Sellsy dès le go-live. Ce qu’on évite absolument : maintenir les deux outils actifs avec des données qui évoluent dans les deux — les conflits de données sont inévitables et difficiles à résoudre.

Sellsy peut-il remplacer toutes les fonctionnalités HubSpot ? Pour le CRM commercial (pipeline, contacts, devis, facturation), oui et au-delà pour les PME françaises. Pour les fonctionnalités marketing avancées (landing pages, lead scoring, chatbot, A/B testing), non. Ces fonctionnalités sont couvertes par d’autres outils (Brevo pour l’email marketing, des outils dédiés pour les landing pages). La migration vers Sellsy simplifie la stack CRM mais peut nécessiter d’autres outils si les fonctionnalités marketing de HubSpot étaient réellement utilisées.

Comment gérer les séquences email HubSpot dans Sellsy ? Sellsy gère les campagnes email de base. Pour des séquences avancées (multi-étapes, conditions, délais personnalisés), on branche Brevo via Make. La synchronisation Sellsy-Brevo est une des automatisations qu’on déploie systématiquement lors des migrations. Le passage de HubSpot Sequences à Brevo nécessite de recréer les templates et les séquences — c’est 1 à 2 jours de travail selon le volume.

Que faire si les données importées dans Sellsy sont incorrectes après le go-live ? Si l’import a été fait correctement (import test validé avant le go-live complet), les corrections post-import sont mineures. Pour des erreurs ponctuelles (un champ manquant sur quelques contacts, une association incorrecte), la correction manuelle dans Sellsy prend moins d’une journée. Pour des erreurs systémiques (mappage de champ incorrect sur l’ensemble de la base), un réimport partiel est possible mais nécessite de supprimer les enregistrements incorrects avant de réimporter. C’est pour ça que l’import test en amont est non négociable.