Configurer un pipeline Sellsy efficace pour une PME B2B

Le pipeline commercial est la pièce centrale d’un déploiement Sellsy réussi. C’est aussi l’endroit où la plupart des configurations échouent — pas par manque de compétence technique, mais parce que le pipeline reflète un processus de vente qui n’a pas été suffisamment pensé en amont.

Sellsy est flexible sur la configuration des pipelines. C’est un avantage, mais ça peut aussi créer des configurations qui ressemblent à un processus de vente sans en être un. On voit régulièrement des pipelines à 10 étapes dont la moitié ne sert à personne, des probabilités figées à des valeurs rondes depuis l’installation, et des alertes de stagnation jamais configurées. Ce guide couvre la configuration complète, les erreurs à éviter, et les différences selon votre type d’activité.

Les 5 erreurs de configuration les plus fréquentes chez les PME B2B

Sur les déploiements Sellsy que nous gérons et les audits que nous réalisons, les mêmes erreurs reviennent. Voici les 5 plus fréquentes avec leur impact concret.

Erreur 1 : Trop d’étapes (pipeline à 10-12 étapes)

Un pipeline à 10 ou 12 étapes est presque toujours un pipeline peu utilisé. Les commerciaux ne déplacent pas les opportunités parce que la distinction entre deux étapes adjacentes n’est pas claire. Les données de stagnation sont inutilisables parce que la durée de séjour dans chaque étape est trop courte pour être significative. Le reporting ne veut rien dire parce que les opportunités sautent des étapes entières.

Symptôme concret : 70% des opportunités sont à 3 étapes, les 7 autres étapes sont quasi-vides.

Correction : réduire à 5 ou 6 étapes maximum. Si une étape n’a pas vu passer au moins 30% des opportunités sur les 90 derniers jours, c’est qu’elle n’est pas structurante. La supprimer ou la fusionner avec une étape adjacente.

Temps de correction dans Sellsy : 30 à 60 minutes pour renommer, fusionner, ou supprimer des étapes. Attention : la suppression d’une étape Sellsy déplace automatiquement les opportunités qui s’y trouvent vers l’étape précédente ou suivante selon votre configuration.

Erreur 2 : Des étapes sans critères d’entrée

“Premier contact”, “En cours”, “À qualifier” — ces noms ne définissent rien. Chaque commercial applique sa propre logique pour décider quand déplacer une opportunité, et le pipeline devient incomparable d’un vendeur à l’autre.

Symptôme concret : deux commerciaux présentent un pipeline à 50% de probabilité mais l’un a des opportunités en “Proposition envoyée” depuis 3 jours et l’autre depuis 45 jours. Les prévisions sont mélangées.

Correction : rédiger une définition d’une ligne par étape, avec le critère observable qui déclenche le passage à cette étape. Cette définition doit être accessible à tous — dans Sellsy (description de l’étape), dans un document interne, ou dans le wiki de l’entreprise.

Exemple de critère d’entrée bien formulé : “Proposition en cours — critère d’entrée : la proposition commerciale a été envoyée au prospect et sa réception confirmée par email ou téléphone.”

Erreur 3 : Des probabilités jamais calibrées

Sellsy propose des probabilités par défaut. Elles sont génériques. Si votre taux de conversion réel de la proposition au closing est de 38%, afficher 50% à l’étape “Proposition envoyée” fausse vos prévisions de 30%.

Symptôme concret : le pipeline prévisionnel affiche 150 000€ ce mois-ci, le commercial en signe 90 000€. L’écart se reproduit chaque mois. Ce n’est pas la faute des commerciaux — c’est que les probabilités ne reflètent pas la réalité.

Correction : calculer les taux de conversion réels sur les 90 derniers deals fermés (gagnés ou perdus). Pour chaque étape, calculer le pourcentage d’opportunités entrées dans cette étape qui finissent par être gagnées. Ajuster les probabilités Sellsy en conséquence. Cette correction prend 30 minutes par trimestre.

Exemple de calcul : 60 deals envoyés en “Proposition envoyée” sur 90 jours. 22 gagnés. Taux de conversion réel depuis cette étape = 22/60 = 37%. La probabilité à configurer dans Sellsy pour cette étape est 37%, pas 50%.

Erreur 4 : Un pipeline qui ne ferme jamais les deals perdus

Des opportunités ouvertes depuis 8 mois sans activité. Des prospects qui ont dit non il y a longtemps mais dont le deal est toujours “en négociation”. Le pipeline prévisionnel est gonflé. Les revues de pipeline sont des exercices de tri manuel fastidieux.

Symptôme concret : la somme des opportunités actives représente 8 à 12 fois l’objectif mensuel. Les commerciaux “nettoient” le pipeline 10 minutes avant chaque revue de pipeline.

Correction : configurer une alerte de stagnation à 30 jours sur les premières étapes. Appliquer une règle simple : toute opportunité sans activité depuis 45 jours doit être soit relancée, soit fermée perdue. Cette règle s’intègre dans la revue pipeline hebdomadaire.

Erreur 5 : Un seul commercial alimente le pipeline

L’adoption partielle est souvent plus dangereuse qu’une absence totale. Quand un seul utilisateur alimente le pipeline, les données reflètent sa perception, pas la réalité de l’équipe. Le CRM devient son outil personnel, pas un outil de pilotage.

Correction : définir des règles d’usage claires, les faire valider par le manager, et inclure une revue pipeline hebdomadaire courte (15 à 20 minutes) comme rite d’équipe. La revue pipeline, plus que la formation initiale, est ce qui installe l’habitude.

Où configurer le pipeline dans Sellsy

La navigation exacte : Paramètres > Ventes > Pipelines.

Dans cette section, vous pouvez créer un nouveau pipeline ou modifier l’existant. Pour chaque pipeline, vous définissez ses étapes en cliquant sur “Ajouter une étape”. Chaque étape dispose des paramètres suivants :

• Nom de l’étape : visible par tous les utilisateurs dans la vue Kanban et dans les filtres.
• Probabilité (%) : utilisée pour calculer le pipeline prévisionnel pondéré dans les rapports.
• Couleur : utile pour distinguer visuellement les étapes dans la vue Kanban.
• Alerte de stagnation : nombre de jours sans activité avant déclenchement d’une notification.

Les champs personnalisés d’opportunité se configurent dans Paramètres > CRM > Champs personnalisés > Opportunités. C’est là qu’on ajoute les informations spécifiques : type de projet, source du lead, budget estimé, décideur identifié, date de décision attendue.

Pipeline B2B vs B2C vs projet : les différences structurelles

Un pipeline n’est pas universel. Sa structure dépend de votre type d’activité commerciale. Voici les différences clés et leurs implications sur la configuration Sellsy.

Pipeline B2B (cycles longs, multi-interlocuteurs)

Caractéristiques : cycle de vente de 30 à 180 jours, plusieurs interlocuteurs côté prospect (commercial, technique, direction), propositions formelles, négociation.

Structure recommandée :

Champs personnalisés importants : décideur identifié (oui/non), budget estimé, date de décision souhaitée, source du lead, objection principale.

Points de configuration critiques : les probabilités doivent être calibrées sur vos données réelles (voir méthode ci-dessus). Les alertes de stagnation à l’étape “Proposition envoyée” sont indispensables — c’est là que 60% des deals meurent silencieusement.

Pipeline B2C (cycles courts, décision individuelle)

Caractéristiques : cycle de vente de 1 à 30 jours, un seul décideur, achat souvent impulsif ou semi-réfléchi, moins de documentation formelle.

Structure recommandée :

Différences clés avec le B2B : moins d’étapes (3 à 4 suffisent), alertes de stagnation beaucoup plus courtes, pas de champ “Décideur identifié” nécessaire. Les champs importants sont plutôt : canal d’acquisition, produit ou service concerné, raison d’intérêt.

Point d’attention : si votre activité B2C inclut des produits ou services très différents (ex : une agence immobilière avec des biens de 150 000€ et des biens de 1 500 000€), créer deux pipelines avec des cycles et des étapes différents.

Pipeline projet (services, prestations, missions)

Caractéristiques : vente de temps ou d’expertise, souvent un seul interlocuteur mais avec validation RH ou direction, brief nécessaire avant proposition, phase de cadrage.

Structure recommandée :

Différences clés : l’étape “Découverte et cadrage” est plus longue que dans un pipeline produit classique. La proposition ne peut souvent pas être envoyée sans un échange approfondi. Le champ “Périmètre de la mission” est plus important que “Montant” à l’entrée du pipeline.

Champs personnalisés importants : type de mission, durée estimée, nombre de jours homme, profil requis, contraintes de démarrage.

Comment paramétrer les étapes, champs et probabilités

Paramétrer les étapes

1. Aller dans Paramètres > Ventes > Pipelines

2. Créer un nouveau pipeline ou éditer l’existant

3. Pour chaque étape, cliquer sur “Ajouter une étape” et renseigner :

   • Nom : court, compréhensible par tous, formulé du point de vue du prospect (pas “Appel passé” mais “Intérêt confirmé”)
   • Probabilité : basée sur vos taux de conversion réels (voir méthode plus haut)
   • Couleur : utiliser un gradient logique du vert clair (débuts du pipeline) au vert foncé (closing)
   • Alerte de stagnation : nombre de jours sans activité avant notification

4. Ordonner les étapes par glisser-déposer dans la vue de configuration

5. Sauvegarder

Paramétrer les champs personnalisés d’opportunité

1. Aller dans Paramètres > CRM > Champs personnalisés > Opportunités
2. Cliquer sur “Ajouter un champ”
3. Types de champs disponibles dans Sellsy : texte libre, liste déroulante, case à cocher, date, nombre, email, téléphone, URL
4. Pour chaque champ, définir :
   • Le nom (visible par les commerciaux dans la fiche opportunité)
   • Le type de données
   • Si le champ est obligatoire ou facultatif
   • Les options disponibles pour les listes déroulantes

Champs recommandés pour une PME B2B standard :

Limiter à 6-8 champs personnalisés. Au-delà, le taux de remplissage chute et les formulaires deviennent pénibles.

Configurer les alertes de stagnation

Les alertes de stagnation sont une des fonctionnalités les plus sous-utilisées et les plus utiles de Sellsy.

Procédure de configuration :

1. Accéder à Paramètres > Ventes > Pipelines
2. Sélectionner le pipeline à configurer
3. Pour chaque étape, cliquer sur l’icône de configuration
4. Dans les paramètres de l’étape, localiser “Alerte de stagnation” ou “Délai d’alerte”
5. Saisir le nombre de jours sans activité avant déclenchement
6. Choisir qui reçoit l’alerte : le commercial assigné, son manager, ou les deux
7. Sauvegarder

Configuration standard selon le type de pipeline :

Ces alertes peuvent être complétées par un scénario Make qui envoie une notification Slack en parallèle, pour les équipes qui ne regardent pas Sellsy tous les jours.

Le pipeline B2B standard qu’on déploie

Voici la structure que nous utilisons comme point de départ pour la majorité des PME B2B. Elle couvre 80% des cas mais s’adapte à chaque contexte.

Étape 1 : Lead qualifié

Critère d’entrée : le lead a été contacté et a confirmé un besoin ou un intérêt minimum. Il n’est pas juste un nom sur une liste.

Ce que ça signifie concrètement : un échange a eu lieu. Le prospect a répondu. On sait son secteur, sa taille approximative, et qu’il a un sujet sur lequel travailler.

Probabilité typique : 10 à 15%.

Ce qu’on ne met pas ici : les leads froids qui n’ont pas encore répondu. Ils restent dans une liste de prospection, pas dans le pipeline actif.

Étape 2 : Premier contact qualifiant

Critère d’entrée : un rendez-vous ou appel de découverte est planifié ou a eu lieu. Le besoin a été exploré.

Ce que ça signifie concrètement : on sait quel est le problème ou le projet, l’horizon de décision approximatif, et qui décide. On a assez d’information pour estimer si l’opportunité est sérieuse.

Probabilité typique : 20 à 30%.

Critère de sortie : une proposition a du sens à envoyer, ou l’opportunité est disqualifiée.

Étape 3 : Proposition envoyée

Critère d’entrée : un devis ou une proposition commerciale a été envoyé au prospect.

Ce que ça signifie concrètement : l’offre est chiffrée, l’interlocuteur a reçu le document et confirmé sa réception.

Probabilité typique : 35 à 50%.

Point d’attention : c’est ici que les opportunités stagnent le plus. Une alerte à 7 ou 10 jours sans activité est indispensable à cette étape.

Étape 4 : Négociation

Critère d’entrée : le prospect est revenu sur la proposition avec des questions, des objections, ou une contre-proposition.

Probabilité typique : 60 à 75%.

Étape 5 : Closing

Critère d’entrée : accord de principe verbal ou écrit. On attend la signature ou le bon de commande.

Probabilité typique : 85 à 90%.

Durée typique : idéalement moins d’une semaine. Si ça dure plus longtemps, il manque quelque chose.

Reporting à partir du pipeline

Un pipeline bien configuré permet un reporting précis sans effort. Voici les 4 rapports à configurer dans Sellsy dès le départ.

Rapport 1 : Pipeline prévisionnel pondéré

Où : Rapports > Opportunités > Vue “Prévisionnel”

Ce qu’il montre : la somme des opportunités actives, pondérée par les probabilités de chaque étape. Si vous avez une opportunité de 10 000€ à 40% de probabilité, elle compte pour 4 000€ dans le prévisionnel.

Fréquence de lecture : hebdomadaire pour le manager, quotidienne pour le directeur commercial.

Condition de fiabilité : les probabilités doivent être calibrées sur vos données réelles (voir section ci-dessus). Un pipeline prévisionnel calculé avec des probabilités génériques ne sert à rien.

Rapport 2 : Activité par commercial

Où : Rapports > Activités > Filtrer par utilisateur

Ce qu’il montre : le nombre de notes, appels, emails et tâches créés par commercial sur une période donnée. Utile pour identifier les disparités d’utilisation et les problèmes d’adoption.

Fréquence de lecture : hebdomadaire en revue de pipeline.

Rapport 3 : Durée de séjour par étape

Comment le calculer : Sellsy ne propose pas nativement ce rapport. Il faut exporter les opportunités avec les dates de changement d’étape (disponibles dans l’export CSV) et calculer dans Google Sheets. Une formule =DATEDIF(date_entrée; date_sortie; "D") par étape suffit.

Ce qu’il révèle : les étapes où les deals s’accumulent. Si la durée moyenne en “Proposition envoyée” est de 45 jours alors que votre cycle cible est de 90 jours, vous savez que 50% du temps commercial se perd à cette étape.

Fréquence : mensuelle ou trimestrielle.

Rapport 4 : Taux de conversion par étape

Comment le calculer : pour chaque étape, diviser le nombre de deals qui ont atteint l’étape suivante par le nombre de deals qui sont entrés dans l’étape actuelle, sur les 90 derniers jours.

Ce qu’il révèle : où vous perdez le plus de deals. Si 70% des deals entrent en “Proposition envoyée” mais seulement 35% passent en “Négociation”, votre proposition a un problème structurel — tarif, périmètre, format.

Fréquence : trimestrielle.

Quand créer plusieurs pipelines

Un seul pipeline couvre la plupart des PME. Mais certaines situations justifient d’en avoir plusieurs.

Cycles de vente structurellement différents : si vous vendez à la fois des contrats récurrents annuels avec un cycle long (3 à 6 mois) et des ventes transactionnelles rapides (quelques jours), les étapes, probabilités et alertes n’ont rien à voir.

Marchés ou segments distincts : une PME qui adresse le marché français avec des PME et des grands comptes européens avec des processus d’achat différents peut avoir besoin de pipelines séparés.

Produits ou services avec des processus radicalement différents : un éditeur qui vend des licences logicielles et du consulting — le pipeline logiciel inclut une étape “POC”, le pipeline consulting passe par “Brief” et “Cadrage”.

Règle pratique : commencer toujours par un seul pipeline. Créer un deuxième uniquement quand les commerciaux ou le manager se plaignent que le pipeline ne reflète pas leur réalité. Pas avant.

Le nettoyage régulier du pipeline

Un pipeline configuré correctement se dégrade si personne ne le maintient. Ce qu’on recommande : une revue hebdomadaire ou bihebdomadaire avec l’équipe commerciale.

Ce qu’on regarde pendant cette revue :

• Les opportunités en stagnation (les alertes se sont déclenchées — on les traite)
• Les probabilités ajustées manuellement par les commerciaux (sont-elles cohérentes ?)
• Les opportunités à fermer (gagnées, perdues, ou abandonnées depuis trop longtemps)
• Le pipeline prévisionnel pour les 30 jours suivants

Cette discipline — plus que la configuration initiale — est ce qui fait la différence entre un CRM utile et un CRM qu’on ouvre deux fois par semaine pour rentrer les données.

Pour aller plus loin sur le déploiement Sellsy dans votre PME, consultez notre page intégrateur Sellsy. Pour le reporting avancé à partir du pipeline, consultez notre page reporting CRM ou notre page agence Sellsy.

FAQ

Combien d’étapes faut-il dans un pipeline Sellsy pour une PME B2B ? 5 à 6 étapes maximum dans la quasi-totalité des cas. Un pipeline à 8 étapes et plus est le signe que certaines étapes n’ont pas de critère d’entrée distinct — elles seront sautées par les commerciaux et rendront le reporting inutilisable. Si vous avez du mal à réduire en dessous de 8, c’est souvent qu’il faudrait deux pipelines distincts plutôt qu’un seul avec trop d’étapes.

Comment calibrer les probabilités Sellsy sur mes données réelles ? Exporter les opportunités fermées (gagnées et perdues) des 90 derniers jours. Pour chaque étape, compter combien d’opportunités y sont entrées et combien ont fini par être gagnées. Le ratio donne la probabilité réelle à configurer. Par exemple : 40 opportunités entrées en “Proposition envoyée”, 16 gagnées = 40% de probabilité. Refaire ce calcul chaque trimestre et ajuster dans Sellsy.

Peut-on avoir des pipelines différents par commercial dans Sellsy ? Non. Dans Sellsy, les pipelines sont partagés par toute l’équipe. Vous pouvez créer plusieurs pipelines (un par type d’activité, un par segment), mais chaque commercial voit tous les pipelines. Les filtres par responsable permettent à chaque commercial de voir uniquement ses opportunités dans un pipeline donné.

Comment gérer les opportunités stagnantes qui bloquent le pipeline ? Configurer des alertes de stagnation par étape (voir procédure dans cet article). Instituer une règle simple : toute opportunité sans activité depuis 45 jours est soit relancée, soit fermée “Perdu”. Cette règle, appliquée à chaque revue de pipeline, maintient le pipeline propre sans effort particulier.

Est-il possible d’importer des opportunités en masse dans Sellsy ? Oui. Sellsy permet l’import CSV d’opportunités depuis Paramètres > Import > Opportunités. Le fichier doit respecter le format Sellsy (disponible en téléchargement dans l’interface). Les champs du pipeline (étape, probabilité) doivent correspondre exactement aux étapes configurées dans votre pipeline. Un import test sur 20 à 50 lignes avant l’import complet est fortement recommandé.